材料与冶金学院教学类档案管理规范

发布者:材料与冶金学院发布时间:2018-09-03浏览次数:62

为了规范我院教学类档案管理,根据国家发布的关于《高等院校档案实体分类法》与《高等院校档案工作规范》制定我院教学类档案管理意见如下:

一、基本原则

1.凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体均属教学档案。

2.教学档案是衡量学院教学管理水平和教育质量的重要标志之一,也是学院档案的主体、核心和重点。

3.要把教学档案工作列入本院教育发展计划,在经费、设备和人员配备等方面给予保证,每年从教学经费中给予教学档案工作适当资助。

二、归档范围

1.在教学实践中形成的文件材料,具有长期的参考价值和凭证作用。

2.必须反映教学管理、教学实践活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3.必须遵循自然形成规律,符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

三、归档主要内容和重点

1.归档主要内容包括综合管理、专业与实验室建设、课堂教学与实践、考试试卷、学生成绩、毕业生、结业生情况、证书发放、班主任工作情况、教材选用情况等方面。

2.归档的重点是本学院在教学工作各个环节中形成的不同载体的文件材料。

四、教学文件材料的整理和归档

1.形成和积累

(1)每年新学年开始后,各系主任接受由学院布置下达的积累教学文件材料的任务。

(2)教务部门会同档案部门向各系发放各种教学文件材料表格、学籍登记表(卡)、卷宗袋等。

(3)各系主任按文件材料分类表分别积累教学文件材料,并定期进行整理。

(4)档案室随时了解、督促、检查、指导各系负责人做好文件的积累工作。

2.整理组卷

(1)由各系负责负责人将积累的文件材料向档案室移交归档。

(2)根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷,也可以根据文件材料的内在联系,对问题单一,文件较少按不同内容分别组成薄卷。

(3)教学文件材料按永久、长期、短期顺序要求分门别类排列。按正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的要求排列。

(4)归档的教学文件材料必须字迹工整,格式统一,签字手续完备。破损的文件材料应进行修补完整后归档。

(5)卷内材料一律拆掉金属物,分别用线装订。

(6)凡是文件材料未注明标题的应注明题名、责任者、时间。

(7)按顺序编排页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号的位置在非装订线一侧的下角。

(8)填写卷内目录及备考表。

五、归档验收

1.移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全、排列,书写是否符合要求。如不符合规定要求,接受人应拒绝接受并予以指正。

2.移交时应填写移交凭证,一式两份,双方各执一份,以防丢失。

3.教学综合管理文件次年6月底归档,其他各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)于当年12前一次性归档,部门负责人应督促本部门档案管理要员按时移交。

六、教学档案工作责任制

1.各系教学管理部门领导职责

(1)制订和健全有关管理制度,切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中,并监督执行。

(2)加强与学院档案室联系,共同做好业务指导和监督检查工作,保证教学档案质量。

(3)对本部门管理干部提出具体要求,并帮助他们解决一些实际困难。

2.教务办职责

(1)保管教学运行中的各类计划、文件和各类教学汇总情况、报表。

(2)负责指导各系的教学档案管理。


 

Copyright 2011 武汉科技大学·材料与冶金学院 版权所有

地址:湖北省武汉市青山区和平大道947号 邮编:430081 鄂ICP备 030192